Productie verbeteren met software? Prof deelt 7 tips

MES4SME is de naam van de nieuwe industrie 4.0-proeftuin van de onderzoeksgroep Industrial Systems Engineering (ISyE) van de UGent, in samenwerking met Flanders Make en B-Phot van de VUB. Het project ondersteunt kmo’s de komende drie jaar bij het selecteren en implementeren van een MES of Manufacturing Execution System. Dit is software om de efficiëntie en transparantie van een productieproces te verbeteren. Typische functies zijn planning, tracking en tracering, automatische dataverzameling en ondersteuning via digitale werkinstructies.

Dat veel kmo’s wakker liggen van deze thematiek is een understatement. Het startevent van de proeftuin, bij Renson in Waregem, bracht ruim 130 deelnemers op de been, waarvan zowat de helft afkomstig uit industriële kmo’s. Zij lieten zich de hele middag en avond inspireren door boeiende praktijkverhalen van de twintig technologiepartners én konden zelf hun probleem voorleggen aan de specialisten.

Een MES biedt enorme opportuniteiten. Maar welke investering is het interessantst voor jouw bedrijf? Die vraag beantwoordde Johannes Cottyn in zijn presentatie bij de start van het openingsevent. Hij is als professor verbonden aan de onderzoeksgroep ISyE en projectleider van de nieuwe proeftuin.

Dit zijn volgens hem de zeven vragen die je moet stellen bij het bepalen van een MES businesscase.

Er zijn veel redenen om te investeren in productiesoftware. Professor Cottyn verwijst naar een onderzoek van Aberdeen Group bij industriële bedrijven uit 2010. Daaruit blijkt het volgende:

• 50 procent kiest voor een MES omdat operationele beslissingen gebaseerd zijn op onjuiste of onvolledige data;
• 37 procent denkt met een MES de efficiëntie van de productie op te drijven;
• 23 procent doet het om tijdig en correct op vragen van klanten te kunnen antwoorden;
• 22 procent vindt dat productiedata onderbenut blijven;
• 21 procent vindt dat het te lang duurt om productiedata te verzamelen.

Cottyn voegt eraan toe dat de motivatie voor elk bedrijf anders is. “Er zijn bijvoorbeeld ook nog veel bedrijven die in de eerste plaats willen afstappen van papier op de werkvloer. Om efficiëntieredenen, maar ook omdat we vandaag veel belang hechten aan duurzaamheid.”

De volgende stap is om je algemene drijfveren te vertalen in concrete doelstellingen. “Dit is zeer uiteenlopend”, weet Johannes Cottyn. “Je kan met een MES de doorlooptijd verkorten, de leverbetrouwbaarheid verbeteren of de kost van onafgewerkte producten verlagen (de zogenaamde kost voor WIP of Work In Process, red.). Of je kan de focus leggen op het verhogen van de efficiëntie of het verbeteren van de kwaliteit. Concreet kan dat betekenen dat je het aantal defecten of klachten van klanten wil verminderen.”

Belangrijk in de huidige productiecontext is de stap naar een meer gepersonaliseerde en variërende productie. “In dat geval laat een MES toe om de flexibiliteit te verhogen, zodat je sneller kan overschakelen naar nieuwe producten, en kan inspelen op veranderende normen en wetgeving.”

Ook interessant, is het inzetten van een MES om meer inzicht te krijgen in je productie. “Zo krijg je een beter begrip van het verbeterpotentieel en de mogelijke evolutie van je bedrijf. Dat biedt mogelijkheden die je in het begin zelfs niet kan inschatten.”

Tip van Johannes: zorg dat je binnen je bedrijf het ISA-95-protocol onder de knie krijgt. Dit is de internationale standaard voor de integratie van productieautomatiseringssystemen. “Afhankelijk van je noden, kan je dan nog bepalen welke software je nodig hebt. Want naast MES, heb je ook MMS (Maintenance Management Systems, red.), WMS (Warehouse Management Systems, red.) en LIMS (Laboratory Information Management Systems, red.).”

Verlies daarbij de langetermijndoelstellingen van je bedrijf niet uit het oog. “Hier kan het MoSCoW-principe helpen, door de functionele mogelijkheden onder te brengen in must haves, should haves, could haves en won’t haves.”

Oké, je hébt nu een businesscase. Maar wat met de betaalbaarheid? Hiervoor ziet Cottyn drie invalshoeken. Ten eerste kan je proberen om de opbrengst van je investering in kaart te brengen op basis van een return on investment-analyse (zie de punten 5 en 6). Een tweede mogelijkheid is dat je kijkt naar succesverhalen en referenties uit jouw sector.

Maar rekenwerk alleen volstaat niet altijd. Johannes Cottyn wijst op een derde invalshoek.  “Soms is het gewoon noodzakelijk dat je een MES implementeert om de concurrentie aan te kunnen en de toekomst van je bedrijf veilig te stellen.”

Uiteraard wil je in de meeste gevallen wél een degelijk onderbouwde inschatting maken van de kosten. Daarvoor kan je je volgens Johannes Cottyn baseren op de volgende kostenposten:

• Voorstudie
• Aankoop: hardware, softwarelicentie, …
• Configuratie
• Maatwerk
• Training
• Onderhoud

“Het is belangrijk dat je alle kostenposten goed van elkaar onderscheidt. Vooral het verschil tussen configuratie en maatwerk is niet eenvoudig in kaart te brengen. Met configureren bedoelen we de standaardaanpassingen om de software gebruiksklaar te maken. Maatwerk valt daarbuiten, en heeft te maken met specifieke ingrepen om de software aan te passen aan de noden van jouw bedrijf. Hoe meer maatwerk, hoe hoger de kostprijs.”

Opgelet: ook de nieuwe mogelijkheden op het vlak van productiesoftware zijn bepalend voor de businesscase. Cottyn: “Huidige oplossingen zijn modulair, schaalbaar en flexibel. Je hebt geen dure licenties meer nodig zoals vroeger. Er zijn zowel voor hard- als voor software pay-per-use-modellen en plug-and-play-oplossingen die je naar wens kan uitbreiden. Daarmee wordt de instap veel laagdrempeliger.”

De opbrengsten hangen nauw samen met de doelstellingen aan het begin van het project, zoals:

• Efficiëntieverhoging/tijdswinst
• Verlagen van WIP
• Snellere doorlooptijd
• Hogere flexibiliteit
• Betere kwaliteit
• Minder papier
• Verhoogde gebruiksvriendelijkheid
• Hogere leverbetrouwbaarheid

Deze winsten spreken voor zich, hoewel ze niet altijd gemakkelijk te kwantificeren zijn. Cottyn wijst op een bijkomende opbrengstfactor die moeilijker in kaart te brengen is. “Voor een écht goede inschatting zou je ook het verbeterpotentieel moeten meenemen in je berekeningen. Dat wil zeggen: de toekomstige extra opbrengsten die je dankzij nieuwe productiesoftware kan bereiken. De vraag is natuurlijk in hoeverre je dat accuraat kan inschatten.”

Heb je de hele implementatie doorlopen, dan is er volgens Johannes Cottyn nog één aspect dat je zeker niet mag vergeten, de nacalculatie. “Vergelijk de daadwerkelijke opbrengsten en kosten met de geschatte opbrengsten en kosten. Doe hetzelfde voor de prestaties van je productieproces. Hiervoor is het belangrijk dat je vóór de implementatie van een MES een benchmark opstelt van het proces om goed te kunnen vergelijken.”